Der digitale Transformationsprozess eines traditionellen Schiffbauers: Die Geschichte von Damen Shipyards

Damen Shipyards hat vor kurzem den ersten Propeller der Welt für eines ihrer Schiffe in 3D gedruckt! Wer hätte das 1968, als Damen gegründet wurde, gedacht? Damen befindet sich auf einem klar definierten Weg, um das Unternehmen von einem traditionellen Schiffbauer zu einem Anbieter maritimer Lösungen zu machen. Basierend auf dem Webinar mit den IT-Führungskräften des Unternehmens am 8. Juni 2021 (https://www.itsvalue.com/webinars/) und persönlichen Gesprächen, finden Sie nachstehend ihre Geschichte.

Damen, bekannt für seine Aktivitäten in vielen Bereichen des Schiffbaus, hat sich im Laufe der Jahre weltweit einen hervorragenden Ruf erworben. Mit einer weltweiten Belegschaft von mehr als 12.000 Mitarbeitern baut Damen eine breite Palette von Standardrümpfen für den Lagerbestand auf speziellen Werften an strategischen Standorten. Die Produktionskapazität beträgt bis zu 180 Schiffe pro Jahr. Aber Damen baut nicht nur Schiffe, sondern verfügt auch über ein internationales Netzwerk von Dienstleistungen zur Unterstützung des Lebenszyklus, das auch Wartungs-, Reparatur- und Umrüstungseinrichtungen umfasst.

Mit 70 operativen Gesellschaften und einem weltweiten Bestreben, das Unternehmen von einem traditionellen Schiffbauer zu einem Anbieter von maritimen Lösungen zu machen, konzentriert sich das Unternehmen auf 3 Säulen:

• Digitalisierung
• Nachhaltigkeit
• Operative Exzellenz

Alle drei Säulen sind entscheidend, um das Wachstum zu beschleunigen und das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen. Operational Excellence konzentriert sich auf kontinuierliche Verbesserungen, um den Selbstkostenpreis zu senken. Nachhaltigkeit ist der Schlüssel, denn das Unternehmen möchte hier etwas bewirken, wenn man bedenkt, welche großen Ziele die maritime Industrie in diesem Bereich hat. Und drittens ist die Digitalisierung ein offensichtliches Thema für jede Organisation, die sich mit den sich ständig weiterentwickelnden technologischen Innovationen im Allgemeinen und insbesondere im Bereich der Schiffe befasst, von der Entstehung bis zur Stilllegung 30 Jahre später.

Die Schiffbauindustrie ist eine komplexe Branche. Der Übergang von einem traditionellen Schiffsbauer zu einem Maritime Solution Provider ist daher eine komplexe Transformation. Für die IT wurde die Strategie gewählt, von den alten Plattformen zu neuen digitalen Plattformen überzugehen. Es sind vier digitale Plattformen und entsprechende Ziele definiert:

• Unternehmensplattform: Ein globales ERP und PLM (Product Lifecycle Management), mit dem Ziel, die verschiedenen Plattformen für die Verwaltung des Unternehmens, wie z.B. die ERP-Systeme, das Engineering-System und die HR-Systeme, unter dem Dach der OneDamen-Philosophie zu vereinen.
• Customer Experience Platform oder Customer Journey: Hier interagiert das Unternehmen intensiv mit seinen Kunden und bietet ihnen ein Erlebnis von der Einführung bis zur Stilllegung 30 Jahre später.
• Ökosystem-Plattform: Vernetzte Co-Systeme, die die Lieferkette im gesamten Unternehmen integrieren, um Lieferanten und Partner auf dem Markt zu verbinden und gemeinsam die richtigen Produkte für die Kunden zu entwickeln.
• IoT-Plattform: Eine Plattform für vernetzte Schiffe durch IoT und die Umwandlung von Daten in Informationen. Sie können sich vorstellen, dass ein durchschnittliches Schiff mit mehr als 15.000 Sensoren eine große Menge an Daten erzeugt! Daraus ergeben sich viele Möglichkeiten in Bezug auf Wartung, Fernwartung usw.

Das Herzstück der Plattformstrategie ist die Daten-, Integrations- und Analyseplattform, die den wahren Wert der IT-Leistungen erbringt.

Sie können sich vorstellen, dass diese Umstellung eine große Investition ist. Deshalb wurde beschlossen, sie aus dem IT-Budget zu finanzieren. Aart Rupert (CIO, Damen Shipyards Group): „Als CIO habe ich die Initiative ergriffen und mit den anderen Vorstandsmitgliedern diskutiert. Wir haben es zu einem konzernweiten Programm gemacht, weil ich sah, dass wir mehr als 600 Anwendungen haben. In dieser komplexen Landschaft wurden unsere realen IT-Kosten immer höher und das Unternehmen musste sich an diesem Programm beteiligen, um eine Vereinfachung und Reduzierung zu erreichen. Mit den derzeitigen Initiativen und Budgets gab es keinen Spielraum für neue digitale Investitionen. Ich habe das Kostenoptimierungsprogramm eingeführt, um das IT-Budget freizusetzen und neue digitale Initiativen zu finanzieren“.

Das vor zwei Jahren eingeführte Kostenoptimierungsprogramm besteht aus 4 Ebenen:

Ebene 1: Einsparungen bei der IT-Beschaffung: Auf dieser ersten Ebene geht es um Einsparungen bei den IT-Beschaffungsverträgen: Erzielen Sie Preissenkungen, bessere Verträge, weniger Verschwendung und Lizenzoptimierung. Wir alle wissen, dass Unternehmen mit der Größe und Komplexität von Damen viele Verträge mit Lieferanten haben, die oft auch Partner sind. Auf dieser Ebene geht es darum, wie Sie hier Einsparungen erzielen können.

Ebene 2: IT-Kosteneinsparungen: Auf dieser Ebene geht es um Kosteneinsparungen innerhalb der IT: Datenkonsolidierung, Anwendungsrationalisierung, Optimierung der Infrastruktur und der IT-Prozesse

Ebene 3: Gemeinsame Einsparungen von IT und Unternehmen: Auf dieser Ebene geht es um On- und Offboarding-Prozesse, die Verringerung der Komplexität der Organisation, Veränderungen für Verbesserungen, die Optimierung von Geschäftsprozessen, die Priorisierung, die Reduzierung von IT-Services/des IT-Servicekatalogs, die Nutzung von Lizenzen, die Rationalisierung von Projekten und auch die Rationalisierung von Anwendungen.

Ebene 4: Geschäftsumstrukturierung & Innovation: Auf dieser Ebene geht es um die Implementierung neuer (digitaler) Geschäftsmodelle, die Ausführung und Messung und um die tatsächlichen Einsparungen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie ist komplexer als die vorherigen Stufen, aber der Wert ist auch höher.

Das Ziel dieses Kostenoptimierungsprogramms ist es, Mittel freizusetzen und diese in die digitale Strategie zu investieren.

Bei Damen wird das Wort Optimierung anstelle von Kostensenkung verwendet. Kostensenkungen sind nicht der richtige Weg für IT, Digitalisierung und Technologie, da sie sich auf sofortige, direkte und einmalige Maßnahmen zur Senkung der Ausgaben beziehen. Bei der Optimierung geht es darum, kontinuierliche Anstrengungen zu unternehmen, um Ausgaben und Kosten zu senken und gleichzeitig den Geschäftswert zu maximieren.

Pieter Paul Weijer (Manager IT Cost Optimization Program, Damen Shipyards Group): „Dieses Kostenoptimierungsprogramm ist nicht nur ein Programm, sondern etwas, das wir als Disziplin etablieren müssen. Und der Grund dafür ist, dass sich die Märkte und die Umstände ständig ändern. Sehen Sie sich zum Beispiel die Covid-Periode an.

Mit dem Ansatz der 4 verschiedenen Ebenen wollten wir einen schärferen Blick auf all die verschiedenen Elemente werfen, die wir als IT, aber auch als Unternehmen beeinflussen können, um Ausgaben und Kosten zu senken.

Wir haben das Programm zunächst mit den Stufen 1 und 2 begonnen. Diese Ebenen liegen in der Verantwortung der IT-Abteilung und wir können mit kurzen Wegen schnell zu Ergebnissen kommen. Aber die Kosten, die Sie auf dieser Ebene einsparen können, sind begrenzt. Sie können Verträge nur bis zu einem gewissen Grad neu verhandeln und einen schärferen Blick auf Ihre Lizenzen, IT-Prozesse und Ihre Infrastruktur werfen. Letztendlich liegen die wirklichen Kostenoptimierungen an der Schnittstelle zwischen Business und IT und innerhalb des Business selbst. Die Umstrukturierung und Optimierung von Prozessen und deren Abbildung auf die Anwendungslandschaft ist der Bereich, in dem viele Einsparungen erzielt werden können.

Um die Kosten optimieren zu können, muss man die IT-Ausgaben bis ins kleinste Detail kennen und einsehen können. Wir hatten immer Schwierigkeiten, unser Budget auf alle unsere IT-Aktivitäten und die von uns erbrachten IT-Services zu übertragen. Es war schwierig, einen genaueren Blick darauf zu werfen, welche Abteilungen von Damen, unsere Geschäftskunden, diese IT-Dienste tatsächlich in Anspruch nahmen. Dieser Kampf, dieser Mangel an Transparenz, hat uns zu der Entscheidung gebracht, zu prüfen, wie wir Transparenz schaffen können.“

2019 haben wir uns entschieden, mit Apptio zu beginnen und Technology Business Management (TBM) einzuführen, um unsere IT- und Technologiekosten transparent zu machen. Mit dem standardisierten Ansatz von TBM waren wir in der Lage, viele Daten, die teilweise strukturiert und teilweise unstrukturiert waren, in die von TBM bereitgestellten Standardübersichten, Strukturen und Taxonomien zu übersetzen.

Als wir mit Apptio anfingen, haben wir das Standard-Implementierungsprojekt innerhalb der Damen IT-Abteilung selbst durchgeführt. Zunächst lief es gut. Viele verschiedene Datenquellen, einschließlich unseres Hauptbuchs, wurden in das System hochgeladen. Aber die komplexe Organisationsstruktur von Damen machte es uns sehr schwer, diese Daten in Apptio in Wert umzusetzen. Auch innerhalb des Projektteams haben wir die meiste Zeit außer Haus gearbeitet. Normalerweise sollte das kein Problem sein, aber innerhalb des Projekts fehlte es an der Bereitschaft, diesen Ansatz auf eine agilere Weise voranzutreiben. Am Ende waren wir mit der Situation konfrontiert, dass wir zu wenig Wert aus dem Projekt ziehen konnten. Während der Implementierung im Jahr 2019 kamen wir also zu dem Schluss, dass wir einen Wechsel vornehmen mussten, da wir das Potenzial und das Versprechen von Apptio und TBM kannten. Anstelle des bisherigen Wasserfall-Ansatzes brauchten wir einen agileren Ansatz. Und dazu wollten wir auch einen Partner zur Verfügung haben, der uns tatsächlich helfen kann, den Wert von Apptio und TBM zu erschließen.

Wir erfuhren, dass It’s Value als Partner von Apptio ebenfalls in den Niederlanden ansässig war, und wir fragten sie, ob sie uns bei der Wertschöpfung mit einem agilen Ansatz helfen könnten. Außerdem haben wir uns vergewissert, dass It’s Value über die für das Projekt erforderlichen IT-Finanz- und TBM/Apptio-Kenntnisse, das Verständnis für unsere spezifischen Anforderungen, das Wissen und die Erfahrung bei der Entwicklung maßgeschneiderter Lösungen und die Erfahrung mit Implementierungen in großen und komplexen Unternehmen wie Damen verfügt. It’s Value hat seit seinem Start im Jahr 2009 mit mehreren vergleichbaren Fällen eine beeindruckende Erfolgsbilanz vorzuweisen.

Durch die Arbeit in kurzen Sprints mit It’s Value haben wir große Fortschritte gemacht und eine erfolgreiche Implementierung von Apptio Cost Transparency und IT Planning im Sommer 2020 erreicht.

Aber schon bald hatten wir das Bedürfnis nach mehr Funktionalität in Apptio. Gemeinsam mit Its Value legten wir eine Liste von Anwendungsfällen fest und erstellten einen Plan für 2020 mit einem agilen Ansatz, um diese zu implementieren und den TBM-Umfang und die Apptio-Implementierung zu verbessern und zu erweitern.

Wir wollten das Kostenoptimierungsprogramm in Apptio anzeigen lassen, um verschiedene Einblicke zu erhalten:

– Ein Überblick über alle Themen der Optimierung

– Die geplanten und tatsächlichen Kosten für die Realisierung der Optimierung

– Die geplanten und tatsächlichen Einsparungen pro Thema

– Entdecken Sie potenzielle neue Einsparmöglichkeiten

Mit der Unterstützung von It’s Value erstellten wir eine Reihe von Berichten, die die gewünschten Erkenntnisse zeigten. Wir waren in der Lage, Einsparungen auf verschiedenen Ebenen innerhalb verschiedener Kostenstellen zu ermitteln. Die Funktionalität gab uns die Möglichkeit, die realistischen Einsparungen in einer Prognose der Möglichkeiten zu erfassen. Nachdem wir diese Chancen identifiziert hatten, konnten wir uns genauer ansehen, was wir tatsächlich für diese Chancen leisten können. In einer späteren Phase verfolgten wir auch die tatsächlichen Einsparungen bei diesen Gelegenheiten. Wir haben das auf verschiedenen Ebenen getan, auf Kostenstellenebene, auf Ebene der Kategorien usw.

Durch die geschaffene Transparenz konnten wir viele Einsparungen auf Ebene 1 und Ebene 2 erzielen, vor allem im Bereich der IT-Verantwortung. Weniger Einsparungen gab es auf Ebene 3, die gemeinsam von Business und IT betrieben wird. Und auf Ebene 4, der reinen Geschäftsebene, haben wir überhaupt keine echten Einsparungen festgestellt. Der Grund dafür ist die Komplexität der Umsetzung dieser Einsparungen. Es wurde klar, dass wir enger mit dem Unternehmen zusammenarbeiten mussten, um Einsparungen im Bereich der Ebene 4 zu erzielen. Wir mussten uns voll und ganz auf das Geschäft konzentrieren und uns engagieren, aber gleichzeitig können diese Einsparungen aufgrund der Komplexität nur langfristig realisiert werden.

Um mit den Einsparungen der Stufe 3 zu beginnen, haben wir festgestellt, dass wir unseren IT-Dienstleistungskatalog genauer unter die Lupe nehmen müssen. Der erste Schritt bestand darin, das IT-Budget in IT-Services umzuwandeln und dies für das Unternehmen sichtbar zu machen. Nachdem wir dies erkannt haben, können wir dem Unternehmen zeigen, was es tatsächlich verbraucht, und wir können einen Dialog mit dem Unternehmen darüber beginnen, ob dies sinnvoll ist. Brauchen Sie all diese IT-Services? Könnten Sie es anders machen?“. Auf der Grundlage der mit dem Apptio-System geschaffenen Kostentransparenz verfügen wir jetzt über einen transparenten IT-Servicekatalog.

Innerhalb von Apptio haben wir unseren IT-Dienstleistungskatalog in 3 Schichten aufgebaut. Unsere Hauptkategorie ist der Servicetyp, mit 3 Servicetypen: Unternehmensdienste, Endbenutzerdienste und Infrastrukturdienste. Unter diesen Servicetypen sind unsere Servicekategorien konfiguriert und die dritte Ebene sind die tatsächlich erbrachten Services.

Wir haben einen langen Weg zurückgelegt und machen gute Fortschritte auf der Ebene 3. Aber es gab noch eine Reihe von Dingen auf unserer Wunschliste, wie z.B. mehr Transparenz in unsere IT-Aktivitäten zu bringen. Gemeinsam mit It’s Value haben wir Anfang 2021 neue Anwendungsfälle identifiziert und einige dieser Anwendungsfälle werden in der Zwischenzeit erwähnt und fertiggestellt, wie z.B. der IT Service Catalogue, die Cloud Spend und auch die Cost of Optimization Integration. Der nächste Schritt besteht darin, Transparenz in die IT-Ausgaben zu bringen, die nicht in unserem IT-Budget, aber im Budget der Abteilungen enthalten sind. Wir haben immer noch IT-Ausgaben in bestimmten Abteilungen, die für uns nicht sichtbar sind. Es ist nicht unser Ziel, diese IT-Ausgaben zu kontrollieren, aber wir möchten sie sichtbar machen, um zu zeigen, wie hoch die IT-Ausgaben innerhalb der Damen-Gruppe insgesamt sind und wie und wo Einsparungen möglich sind.

Wir haben mit der Integration anderer Geschäfts-GLs verschiedener Damen-Einheiten in Apptio begonnen, um das Einsparungspotenzial im Bereich IT und Technologie weiter zu analysieren. Ein Ziel ist es, mehr Transparenz in unsere Anwendungs-TCO zu bringen und ein zweites Ziel ist es, einen klaren Überblick über die Finanzen unseres Projektportfolios zu erhalten. Unsere IT-Verbesserungsprojekte müssen noch transparenter in Apptio abgebildet werden: Wir befinden uns derzeit auf der verfügbaren Programmebene, aber noch nicht auf der spezifischen Projekt- und Detailebene.

Als nächstes wollen wir einen klaren Blick auf unsere Lieferanten, die damit verbundenen Verträge und alle Möglichkeiten zur Kostenoptimierung in diesem Bereich werfen.

Irgendwann im Jahr 2020 mussten wir auch den Anstieg der Cloud-Ausgaben in den Griff bekommen, unsere Cloud-Ausgaben strukturierter abbilden und auch die Cloud-Ausgaben in unsere IT-Finanzdaten integrieren. Wir haben uns für den Einsatz von Apptio Cloudability entschieden. Cloudability hatte einen kurzen Implementierungszyklus und einen Zeitraum von 3 Monaten für die Validierung des Geschäftsfalls im ersten Quartal 2021. Innerhalb dieses Zeitrahmens konnten wir Cloudability implementieren und ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis erzielen. Die Verantwortung für dieses Apptio-Modul liegt nicht beim IT-Finanzteam, sondern bei den Infrastrukturteams. Sie übernahmen Verantwortung und waren Teil der Umsetzung. Jetzt liegt es in ihrer Hand, das Tagging zu pflegen und weiteren Nutzen daraus zu ziehen.“

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Damen durch die Partnerschaft mit It’s Value in den ersten 18 Monaten folgendes erreicht hat.

1. Klare Sicht auf die Kostentreiber / erhebliche Ausweitung der Service-Details

Um den Geschäftsbereichen und dem IT-Management mehr Kontrolle und Einblick in ihre IT-Kosten zu geben, wurde ein detaillierterer Servicekatalog und ein zugrunde liegendes Kostenzuweisungsmodell benötigt.

In einem iterativen Prozess wurde ein neues Service- und Kostenverteilungsmodell entwickelt. Der bereits bestehende Servicekatalog wurde von 10 auf über 50 Services erweitert und die Zuweisungsstrategien wurden verbessert

Das Apptio Kostentransparenzmodul unterstützt die dafür erforderlichen Daten(umwandlungs)funktionen und Modellierungsfunktionen sowie die Berichtswerkzeuge zur Visualisierung der Ergebnisse.

Die Umsetzung hat zu folgenden Ergebnissen geführt:

• Nachvollziehbare Kostenzuordnung zu über 50 Dienstleistungen
• Klare Einblicke in die Kostentreiber pro Service
• Einblicke in die Interdependenz zwischen Diensten, die dieselben Ressourcen/Halbfertigprodukte nutzen.

2. Automatisierung der Management-Berichterstattung

Die Management-Berichterstattung wurde bisher mit Excel erstellt, wobei mehrere Datenquellen für das Management-Dashboard kombiniert wurden. Der Prozess war sehr arbeitsintensiv und die Fragen zu den Finanzzahlen erforderten eine separate Analyse.

Daten aus relevanten Quellen (Hauptbuch, Budget, HR- und Lieferantensysteme) werden jetzt in Apptio Cost Transparency geladen. Die sofort einsatzbereiten KPIs und Berichte von Apptio, zu denen noch einige benutzerdefinierte Berichte hinzugefügt wurden, erfüllen die Anforderungen von Damen an das Berichtswesen und geben ihnen den gewünschten Einblick.

Das Management Reporting Dashboard hat viele Vorteile:

• 1 Version der Wahrheit: Die Berichte können funktionsübergreifend verwendet werden (Finanzen/IT-Management/Einkauf) und basieren alle auf denselben Daten.
• Schnell: Die Berichte sind innerhalb von 1 Tag nach Monatsende verfügbar.
• Flexibel: Dieselben Berichte werden zur Analyse von Daten aus mehreren Dimensionen (Abteilung, Lieferant, Kosteneinsparungsinitiativen usw.) verwendet.
• Transparent: Ein Drilldown zu den tatsächlichen Quelldaten ist jetzt möglich.
• Analytik: Die Automatisierung setzt Ressourcen frei, so dass die Unternehmenssteuerung mehr Zeit für die Analyse und Beratung des Managements hat.

3. Automatisierung des Budget- und Prognoseprozesses

Das Ziel war ein weniger arbeitsintensiver Planungsprozess (sowohl Budget als auch Prognosen), der mehr Einblicke in die geplanten Arbeits- und Lieferantenausgaben bietet.

Die Implementierung der Planungsprozesse in Apptio IT Planning ermöglichte die direkte Zuweisung von Budgetlinien für IT-Dienste oder Halbfertigprodukte.

Das Ergebnis hat eine Reihe von Vorteilen:

• Mehrere Planungsdimensionen: neben der Abteilung/Kontogruppe auch auf den Dimensionen Lieferanten, Verträge und Arbeitsrollen
• Vergleich: Pläne (und Istwerte) können in den standardmäßig verfügbaren Berichten leicht mit anderen Plänen (Versionen) verglichen werden.
• Monatlich rollierende Prognosen: Aufgrund der zeitsparenden Prozessautomatisierung werden die Prognosen auf monatlicher Basis erstellt.

Aart Rupert (CIO, Damen Shipyards Group): „Haben wir die Finanzierung für unsere digitale Transformation erreicht? Natürlich sind wir noch nicht fertig, aber wir haben einen sehr guten Start ins Jahr 2020 hingelegt. Die Einsparungen des letzten Jahres, die allein auf unseren Bemühungen in Stufe 1 und Stufe 2 beruhten, betrugen 2,2. Million. Wir hoffen, dass wir in diesem Jahr (2021) mehr erreichen können. Es gibt noch viel mehr zu erreichen und wir wissen, wie wir es schaffen können. Wir müssen uns mehr mit der Wirtschaft auseinandersetzen, einen Dialog darüber führen, wie wir bei diesem Kostenoptimierungsprogramm zusammenarbeiten können. Aber die Grundlagen für die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen sind vorhanden: Transparente Kostendaten, analytische Funktionen und Berichte.“

Die Damen Shipyards Group ist ein niederländisches Konglomerat für Verteidigung, Schiffbau und Maschinenbau mit Sitz in Gorinchem, Niederlande. Die Damen Shipyards Group betreibt 36 Schiffbau- und Reparaturwerften, in denen weltweit über 12.000 Mitarbeiter beschäftigt sind. Damen hat mehr als 6.500 Schiffe in mehr als 100 Ländern ausgeliefert und liefert jährlich etwa 180 Schiffe an Kunden in aller Welt. Dank seines einzigartigen, standardisierten Schiffskonzepts kann Damen eine gleichbleibende Qualität garantieren. https://www.damen.com/

It’s Value ist der TBM-Experte in Europa. It’s Value hat seit 2009 ITFM- und TBM-Prozesse und Verbesserungsprojekte in mehreren Unternehmen und Branchen in Europa umgesetzt. It’s Value ist ein langjähriger Partner von Apptio und Mitglied der
TBM-Rat
(tbmcouncil.org)

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